Mehr Zeit für das Wesentliche schaffen [inkl. Vorlagen]

Ein Tag hat 24 Stunden und trotzdem kommt uns das zu kurz vor. Doch zu Mittag essen und gleichzeitig weiterarbeiten? Den ganzen Tag auf den Beinen sein? Auf wertvolle Stunden Schlaf verzichten? Nein, das ist auch für mich keine Alternative. Endlich mehr Zeit für das Wesentliche zu schaffen, ist zweifellos uns beiden ein wichtiges Anliegen.

Wir wollen weniger Zeit verschwenden. Nicht nur einmal, sondern langfristig Zeit für uns finden. Ohne den Rund-um-die-Uhr-Stress. Zugunsten unserer Familie und unseres geistigen Wachstums. Dass sich etwas verändern muss, weißt Du genau.

Doch was brauchst Du dazu? Irgendwelche modernen Supermethoden? Nicht nötig! Wenn Du eigentlich knapp bei Kasse bist? Völlig egal! Viel effektiver sind ein Stift und Papier sowie die Bereitschaft zur Veränderung!

In diesem Beitrag schildere ich Dir anhand praktischer Beispiele und Vorlagen meinen Weg zu mehr Zeit und dadurch zu mehr Lebensfreude.

Halte es mir nicht vor, dass ich dabei immer wieder meine Hausarbeit aufgreife. Ich weiß natürlich, dass viele Haushalte anders zusammengesetzt sind als mein eigener und dass für Dich wahrscheinlich noch Dein Job und Deine Familie dazukommen. Das ist aber gar kein Problem und Du kannst leicht für Deine eigenen Bedürfnisse planen.

Unsere neue Zeiteinteilung entspringt meinen Erkenntnissen aus dem ersten Beitrag dieser Serie. Lass mich unserem Gedächtnis auf die Sprünge helfen.

Mehr Zeit finden: wo ich zu suchen angefangen habe

Da ich schon seit einiger Zeit eine eigene Website kreieren wollte, es aber nie dazu kam, habe ich die Zeit zu meinem ersten Thema auf diesem Blog gemacht: Sie ist meine erste große Herausforderung auf meinem Weg zu mehr Lebensfreude.

Mit dem ersten Beitrag meiner Serie habe ich begonnen, eine Antwort auf die Frage zu suchen, warum ich eigentlich keine Zeit habe und was meine Zeiträuber sind. 

Zuerst habe ich mir überlegt, dass mir mein Haushalt über den Kopf wächst. Kann das sein?

Schlau wie ich war, habe ich mir jede Arbeit, alles was ich den lieben langen Tag tat, aufgeschrieben. Leider hatte ich die Eintragung oft vergessen und am Ende der Woche hatte ich nur eine halbfertige Liste.

Okay, ich habe mir dann von meiner Tochter eine neue Tabelle erstellen lassen mit Wochentagen und Uhrzeiten, die ich dann korrekt ausgefüllt habe. Jeden Werktag reservierte ich für uns 2 feste Stunden zum Schreiben. Und siehe: Es klappte! Aus Vorfreude für unsere gemeinsamen Arbeiten habe ich meine Putzlappen schneller geschwungen und meine Hausarbeit hat nicht darunter gelitten.

Danach wollte ich es ganz genau wissen. Dafür habe im Internet weitere Informationen zusammengetragen und Familie und Bekannte befragt. Erfreut habe ich feststellen dürfen, dass ich mit meinen Erkenntnissen aus der Wochenanalyse richtig lag. 

Nachdem ich den ersten Blogbeitrag veröffentlicht hatte, kam mir die Idee, dass ich durch eine weitere Wochenanalyse noch mehr in Erfahrung bringen könnte. Zum Beispiel, wie viel Zeit ich für meine ausgedehnte Morgenroutine benötige, wie viel für das Putzen des Untergeschosses und der ersten Etage. Das hat meine Hausarbeit revolutioniert!

Und das hat mich dann wirklich darauf vorbereitet, meine Erkenntnisse in die Tat umzusetzen.

Besseres Zeitmanagement: wie ich meine Erkenntnisse praktisch umgesetzt habe

Damit Du mir leichter folgen kannst, fasse ich meine wichtigsten Erkenntnisse über unseren Zeitmangel kurz zusammen:

• Wir wissen jetzt, dass der Haushalt kein Zeiträuber ist, sondern so unablässig wie das tägliche Zähneputzen.
• Dass Schwarzmalerei keine Hilfe ist und nur noch mehr Zeit vergeudet.
• Und dass wir uns allenfalls Druck oder träge machen, wenn wir Mantren murmelnd in die Zukunft schauen, nie aber – achtsam – nach links oder rechts.
• Ungesunde Gewohnheiten priorisieren stets unwichtige Dinge.
• Häufen sich Unternehmungen und Unterbrechungen, werden auch sie schnell zu Zeiträubern. Dazu können verschiedene Einladungen zählen, die streikende Spülmaschine oder ein (ausgedehnter) Abstecher nach YouTube.
• Dabei ist nicht jedes katalogisierte „Faulenzen“ ein fauler Akt, denn selbst kleinere Arbeiten haben ihre Berechtigung – und nähmen wir uns keine Auszeit, so wäre die Zeit jetzt vielleicht unser kleinstes Problem.
• Wenn wir wirklich faul sind, spricht schließlich unser schlechtes Gewissen zu uns.
• Was dann eine Hilfe sein kann, ist der Termindruck.

Ja, mein erster Blogbeitrag hat schon viel ans Tageslicht gebracht, und jetzt will ich dafür sorgen, dass wir am Ende dieses neuen Beitrags etwas praktisch Umsetzbares in der Hand halten.

Wem es also nicht reicht, einfach auf seine Zeiträuber zu verzichten, der sollte sich jetzt noch etwas genauer mit seiner Zeiteinteilung beschäftigen.

Warte nicht auf den perfekten Zeitpunkt

So viel zur Theorie.

Wenn Du das noch nicht besonders hilfreich findest, ist das nicht schlimm. Mir ging es zu Beginn meiner Versuche ganz genau so. Doch jetzt habe ich einen kleinen Tipp für Dich: Beginnen kannst Du direkt mit den kleinen, offensichtlichen Dingen, zum Beispiel damit, durch Deine Räume zu gehen und Dir Deine Umgebung zu vergegenwärtigen.

Mir fielen dabei sofort meine Fensterbänke voller Blumentöpfe auf und viele der Pflanzen hatten schon bessere Jahre gesehen. Mit wehleidigem Seufzen habe ich diese weggeräumt. Jetzt ist der Platz frei für meine kupferne Gießkanne und frisches Wasser immer in Reichweite.

Meine Vitrine und Regale erleichterte ich um einige Bücher und Dekorationen. Auch die riesige, leere Vase, die nie ein Blümchen gesehen hatte, landete im Keller. Im Handumdrehen wirkten meine Räume offen und sie sind angenehm zu putzen.

All das hat mir sofort langfristig Zeit gespart.

Warte also nicht erst auf eine revolutionäre Idee oder darauf, dass Deine Planung perfekt ist. Betrachte das, was Deine Aufmerksamkeit auf sich zieht, und schaue, ob Du nicht sofort etwas verändern und dadurch mehr Zeit schaffen kannst.

Seitdem ich auf meine Gedanken und Handlungen achte und über sie reflektiere, lasse ich mich nicht mehr so viel von Computer, Handy und Co. ablenken. Ich beende die Arbeiten, die ich begonnen habe, und rufe mir immer wieder in Erinnerung, dass ich frei bin, meinen Tag nach meiner eigenen Vorstellung zu gestalten.

Und während ich so überall kleine Änderungen einführte, befasste ich mich damit, wie ich meine Website in meinen Zeitplan integrieren würde.

Entdecke Deine Prioritäten neu: wieder mehr Zeit fürs Wesentliche

Dafür beginne ich ganz am Anfang. Denn bei meiner Wochenanalyse aus dem vorangegangenen Beitrag sind so viele Aufgaben zutage gekommen, die ich scheinbar erledigen muss, dass ich mir dringend mehr Struktur und weniger Druck wünsche.

Ich wollte unbedingt klären, was wirklich zu meinen Verpflichtungen gehört und was nicht, und wie ich all die Dinge schaffe, die mir persönlich wichtig sind.

Also fertigte ich mir 2 Tabellen an.

Wie ich meine Prioritäten identifiziert habe

Um meine Prioritäten festzulegen, greife ich auf eine Idee zurück, die ich im Internet gefunden habe. Hier geht es darum, das zu identifizieren, was (mir) in meinem Leben und Alltag wirklich wichtig ist. Es gibt eben Dinge, die ich tun muss, Dinge, die ich tun will, und – so scheint es – Dinge, von denen ich nur glaube, sie tun zu müssen oder zu wollen. Die Idee ist also herauszufinden, was in meiner verfügbaren Zeit Vorrang hat.

Wichtig dabei ist, schonungslos ehrlich zu sein. Sonst klappt es nicht!

Auf dieser ersten Tabelle identifizierte ich mittels eines einfachen Vergleichs meine Prioritäten, ganz allgemein, um zwischen echten und eingebildeten Verpflichtungen zu unterscheiden.

Das habe ich einmal gemacht und das reichte mir auch.

Ich habe dafür ein Blatt Papier in zwei Kolonnen geteilt. Auf der linken Seite notierte ich alle Dinge, für die ich mir meiner Meinung nach Zeit nehmen müsste, und auf der rechten Seite die Dinge, die mir persönlich wichtig sind. Dann habe ich beide Kolonnen miteinander verglichen und das, was auf beiden Seiten vorkam, als Priorität eingestuft.

Zum besseren Verständnis gebe ich Dir ein paar Beispiele:

Unser Hometrainer kam bei mir nur auf der linken Seite vor. Ich glaube zwar, dass ich ihn benutzen muss und will, aber ein Herzenswunsch ist mir jeglicher Sport dann doch nicht. Keine Priorität! Stricken steht stattdessen nur auf meiner rechten Seite. Es kann locker bis zum nächsten Monat warten und ist somit auch keine Priorität!

Der Eintrag „Celi über alles“ steht bei mir auf beiden Seiten. Das sagt schon alles: Priorität! Meine Blogbeiträge stehen auch auf beiden Seiten, denn der Blog ist für mich nicht nur das langersehnte Herzensprojekt (rechte Seite), sondern mit ihm kommt auch ein Gefühl von Dringlichkeit einher (linke Seite).

Das Ganze ging schneller, als ich erwartet hatte.

Downloads für Dich:

• leere Vorlage zum Ausdrucken herunterladen (PDF)
• leere Vorlage zum digitalen Ausfüllen herunterladen (.docx-Datei)
• leere Vorlage zum digitalen Ausfüllen herunterladen (.odt-Datei)

Wie ich das Wissen um meine Prioritäten auf konkrete Aufgaben angewandt habe

Viel anfangen konnte ich mit der bloßen Kenntnis meiner Prioritäten noch nicht. Doch irgendwie musste ich mir dieses Wissen ganz konkret im Alltag zunutze machen.

Anfangs hatte ich mir immer früh am Morgen überlegt, welche Arbeiten am Tag oder sogar für die ganze Woche anstehen. Doch selten ging mein Plan auf und so redete ich mir ein, keine gute Hausfrau zu sein.

Meine Tochter hatte mir dazu geraten, alle Arbeiten aufzuschreiben. Ich habe die Liste in drei Kolonnen unterteilt und darin alle Aufgaben einer bestimmten Woche eingetragen:

• was ich in der Woche absolut machen muss: existenzielle und essenzielle Arbeiten als Hausfrau, festgelegte Termine und alles, was ich zu tun versprochen habe.
• was ich absolut machen will: Aufgaben für meine Website, und alles, was ich lernen will und was mich geistig weiterbringt.
• alles andere, was ich auch noch schaffen möchte, was aber auch auf die nächste Woche verschoben werden kann.

Diese Tabelle habe ich als ersten Wegweiser für meine Zeiteinteilung genutzt, sozusagen zum Selbstmanagement, damit ich die wirklich wichtigen Dinge nicht aus den Augen verliere. Auch habe ich mir dort notiert, wie viel Zeit ich für bestimmte Aufgaben brauche, damit ich mir pro Woche nicht zu viel zumute.

Die einzelnen Aufgaben schließlich durchzustreichen, hat besonders Spaß gemacht, denn das wurde zum Beweis für all das, was ich geleistet hatte!

Ich habe die Tabelle mehrere Wochen lang jeweils neu ausgefüllt, um ein Gefühl für meine Prioritäten in der Praxis zu bekommen.

Doch ich hatte auch Schwierigkeiten damit: Zum einen standen so viele Aufgaben in meiner Tabelle, dass ich trotzdem kaum einen Überblick hatte. Zum anderen hatte ich irgendwann keine Lust mehr, jede Woche so ausführlich zu sein. Das war noch nicht die Art von Gewohnheit, die ich aufbauen wollte.

Für mich ist deshalb der nächste Schritt (in Kombination) besonders wichtig.

Downloads für Deine Zeitplanung:

• meine wöchentliche Aufgabenliste als Beispiel herunterladen (PDF)
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• leere Vorlage zum digitalen Ausfüllen herunterladen (.docx-Datei)
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Fixiere Deine Wochenroutine: Zeitmanagement baut auf Gewohnheiten

Denn es gibt Aufgaben, die jede Woche wiederkehren. Darunter fällt so viel Selbstverständliches und Banales, dass ich sie nicht jede Woche aufs Neue aufschreiben und zu viele (negative) Gedanken an sie verschwenden will.

Ich möchte mich nicht zwingen müssen.

Ich möchte, dass meine Arbeit zur Gewohnheit wird und dass ich mich so auf die wirklich wichtigen, Fortschritt versprechenden Aufgaben konzentrieren kann.

In diesem Schritt versuche ich also, eine Routine zu erarbeiten, die mir Freude bereitet. Dafür verteile ich die wiederkehrende Arbeit auf meine ganze Woche. 

So habe ich meine Routine in einer Tabelle mit den einzelnen Wochentagen und Tagesstunden fixiert und mich dabei an bereits bestehenden Strukturen orientiert, bspw. an meiner Morgenroutine oder an den regelmäßigen Treffen mit meiner Freundin.

Ich habe versucht, klare Zeiträume für den Haushalt und die Website zu identifizieren, und auch flexible Zeiträume für Unternehmungen.

Den Plan habe ich mir ausgedruckt und an den Kühlschrank geheftet.

Natürlich ist Disziplin vonnöten, um morgens so viel wie möglich von meinem Haushalt zu erledigen, aber ich fühle mich viel organisierter und werde jetzt mit mehr Freizeit belohnt. Und ich bin mit mir sehr zufrieden und auch stolz, jetzt sichtlich mehr Ordnung im Haus zu haben.

Perfekt ist mein Plan noch nicht und ich nehme noch immer Änderungen vor; wann ich zum Beispiel am kreativsten bin und wie ich meine Pausen einbringe.

Vielleicht hast Du auch gemerkt, dass meine Wochenroutine auf den Haushalt ausgerichtet ist, denn beim Zeitschaffen war das mein Schmerzpunkt. Du kannst Deinen eigenen Plan aber beliebig vervollständigen:

• mit Zeitblöcken für Deinen Job,
• den Terminen und Gewohnheiten von Partner und Kindern,
• saisonal-bedingten Arbeiten (Stichwort Garten)
• oder auswechselbaren Aufgabenblöcken, die Du mit Magneten befestigt.

Du kannst Deinen Plan ganz an Deine eigenen Bedürfnisse anpassen!

Downloads für Dein Zeitmanagement:

• meine Wochenroutine als Beispiel herunterladen (PDF)
• leere Vorlage zum Ausdrucken herunterladen (PDF)
• leere Vorlage zum digitalen Ausfüllen herunterladen (.docx-Datei)
• leere Vorlage zum digitalen Ausfüllen herunterladen (.odt-Datei)

Reduziere Zeit für Unwesentliches

Nachdem ich versucht hatte, mich konsequent an meine neue Wochenroutine zu halten und all die zusätzlichen Aufgaben abzuarbeiten, hatte ich endlich ein besseres Verständnis dafür, was realistisch machbar ist. Mein erster Versuch war es leider nicht.

Deshalb mache ich jetzt nicht mehr nur vor Blumentöpfen halt.

Ich habe angefangen, 

• mich von noch mehr ausgedienten Staubfängern wie Büchern und Krimskrams zu befreien. All das liegt jetzt in einer Kiste im Keller, um eines Tages verschenkt zu werden.
• auf die sich anbahnende Unordnung zu reagieren, bevor sie ausufert. Beim tatsächlichen Hausputz verlasse ich mich aber weiterhin auf meine Wochenroutine. Im Wohnzimmer die Zeitschriften aufeinander zu stapeln und Celis Spielzeuge wegzuräumen, geht schließlich schnell.
• mich von diversen Newslettern und Abonnements abzumelden, die mich immer wieder ködern, nie aber überzeugen.
• nur noch abends fernzusehen.
• weniger auf Social Media abzuhängen.
• mehr Geld (und damit Zeit) zu sparen, anstatt sie an Kursen oder Luxus-Artikeln auszugeben, die ich eigentlich gar nicht brauche. Schon mir das Stöbern in Online-Shops zu verkneifen, hat geholfen.
• meine hohen Ansprüche herunterzuschrauben, zumindest was die schiere Menge meiner Aufgaben angeht.
• mehr Aufgaben, die ich weder tun will noch muss und die ich deshalb sowieso nie erledigen werde, zu streichen, und stattdessen freie Zeit einzuplanen.

Es ist eigentlich ganz einfach: Umso weniger ich horte und umso weniger ich mir selbst aufbürde, desto mehr Zeit habe ich für die Dinge, die wirklich wichtig sind und mir Freude machen. Ich verschiebe dann weniger, verschwende weniger Zeit und bin obendrein gut gelaunt.

Nimm bei Zeitmangel Hilfe in Anspruch

Wenn das immer noch nicht reicht und weiterhin zu viele unliebsame Tätigkeiten auf mich warten, schaue ich mir an, was mir schwer fällt oder was ich nicht so gerne mache. Leider komme ich an manchen leidigen Arbeiten nicht vorbei.

Manche dieser Tätigkeiten kann ich delegieren. Zum Beispiel überlasse ich die körperlich schweren Tätigkeiten meinem Mann und die Website-Technik meiner Tochter.

Wenn Delegieren aber keine Option ist, muss ich eine Entscheidung treffen: Streiche ich die Aufgabe doch noch? Oder Augen zu und durch?

Plane mehr Zeit für Dich selbst ein

Gerade weil ich jetzt Unterstützung habe, will ich mein Bestes geben, für meine Treffen immer vorbereitet sein und bloß keine Zeit verschwenden! Ich bin so motiviert, dass ich zu viel auf einmal mache und abends müde ins Bett falle.

Tja, niemand kann stundenlang treppauf, treppab jagen und den Tag unbeschadet überstehen. Der Körper meldet sich dann (viel zu spät) mit Kopfschmerzen, Rückenschmerzen, Durst, Lustlosigkeit oder Trägheit.

Dabei weiß ich ganz genau, dass es nicht darum geht, alles in einem Rutsch zu bewältigen. Das kostet zu viel meiner körperlichen und auch seelischen Kraft.

Richtig, mit Seelenbaumeln! Ab und zu müssen wir pausieren und verschnaufen.

Ich habe entdeckt, dass meine Produktivität wieder zurückkehrt, wenn ich:

• mich im Garten aufhalte, dort buddele oder mich sonne.
• mit Celchen kuschele oder mit ihr den Wald erkunde.
• das Radio laut stelle und bei Pater Sandesh mitgröle.
• tief durchatme, in mein Herz fühle, und mir Zeit für einen heißen Kaffee oder Tee nehme.
• zu geregelten Uhrzeiten esse (und auf eine gesunde Ernährung achte, die mir nicht zu schwer im Magen liegt).
• einfach mal früher Feierabend mache, trotz noch unerledigter Kleinigkeiten.

Wie gesagt, ich arbeite noch daran.

Erlaube Dir mehr Zeit zum Reflektieren

Auch an meinem Mindset muss ich arbeiten und daran, wie ich manchmal reagiere.

Vor ein paar Tagen wollte ich zum Beispiel im Internet für meine Celi Gelenk-Kapseln und CBD-Leckerlis bestellen – die mag sie besonders gerne. Flugs waren sie im Warenkorb und schnell wollte ich die notwendigen Daten eingeben. Ich klickte auf den PayPal-Button – und nichts geschah. Ich habe es einige Male versucht. Das Einzige, was ich dadurch erreichte, war mein langsam zunehmender Ärger. Grrrr!

Ob ich etwas falsch gemacht hatte? Konzentriert schaute ich in meine E-Mails und ging zurück zum Warenkorb, klickte hin und her, fand aber keine Antwort darauf. Aus Ärger wurde Wut.

Erstens bekam mein Celchen ihre Leckerlis nicht. Zweitens habe ich wieder einmal zu viel Zeit am Computer vergeudet. Drittens, dieser „kleine“ Vorfall hat mir den ganzen Tag versaut, was mich frustriert, und mir die Energie raubt. Doch vor allem ärgerte ich mich über mich selbst, denn ich hatte wieder einmal vergessen, auf meine Gedanken zu achten.

Die Moral der Geschichte: Sich zu ärgern, lohnt sich nicht. Mein Ärger verändert nichts zum Besseren und den Schaden habe letztendlich nur ich!

Am Besten hilft mir in solchen Situationen, nicht bei den negativen Gedankengängen zu verharren. Ich sage dann mein besonderes Mantra auf, dass ich frei bin zu tun, was ich möchte. Dass ich glücklich und zufrieden sein, und auf Banalitäten unbekümmert reagieren darf. Ich sage mir auch, dass Jesus neben mir steht und mir Kraft gibt, mich zu ändern und meinen Ärger abzulegen. 

Das sage ich mir übrigens auch, wenn meine Gedanken unvermittelt zur Schokolade springen, die ich „für den Notfall“ versteckt halte.

Ach, wie schnell vergessen wir, dass wir es selbst in der Hand haben, wie wir mit unserer Zeit umgehen. Verschwenderisch oder sparsam. Gedankenlos oder achtsam.

Mehr Zeit gewinnen mit Achtsamkeit

Wir müssen nicht perfekt sein.

Viel wichtiger ist es, unser Tagewerk mit Achtsamkeit zu verrichten, unabgelenkt und frei von Bewertungen. Dann werden wir nicht nur Unwesentliches von Wesentlichem zu unterscheiden wissen, sondern auch effizienter unsere Ziele verfolgen. Wir müssen nur den Mut haben, uns auf Neues einzulassen und das, was wir davon als gut erachten, zur Gewohnheit machen.

Doch wie schaffst Du Dir mehr Zeit für das Wesentliche – mal ganz konkret?

1. Verschriftliche alles, was Du tun musst und willst:
2. Beobachte Dich im Alltag und aktualisiere Deine Liste nach Deinen Bedürfnissen. Achte darauf, wann Du besonders produktiv bist und was Dir gut tut.
3. Erstelle Dir einen Wochenplan für Deine routinemäßigen Aufgaben und Freizeiten.
4. Halte Dich konsequent an Deinen Plan, reflektiere und verbessere ihn ständig.

Alle relevanten Vorlagen kannst Du Dir in den entsprechenden Absätzen (Prioritätenliste, Aufgabenliste, Wochenplan) herunterladen.

Jetzt geht es nur noch darum, Deine Wochenroutine zu verinnerlichen und Dir angesichts Deiner Prioritäten treu zu bleiben. Wenn Du dann allmählich bemerkst, wie Du Dir mehr Zeit für das Wesentliche im Leben schaffst, wirst Du stolz auf Dich sein!

Du bist frei, Deine Zeitgestaltung selbst in die Hand zu nehmen.